Recordatorio automático de facturas

¿Para quién es este módulo?

Este módulo está pensado ante todo para las pequeñas estructuras que tienen otras cosas que hacer que perseguir facturas impagadas. Dicho esto, funciona para empresas de cualquier tamaño.

El objetivo principal es evitar que tengas que intervenir manualmente, sin recurrir a una empresa especializada, que sigue siendo, a pesar de todo, el último recurso.

El objetivo de fondo es evitar que intervengas de forma emocional: para mucha gente, volver a reclamar el pago de una factura es una tarea ingrata, sobre todo cuando se lleva a la vez el sombrero administrativo y el técnico.

Soporte y asistencia

Lo que incluye la compra del módulo

O la renovación de la licencia asociada al módulo:

• Descarga de las nuevas versiones del módulo con actualizaciones correctivas incluidas (no es una suscripción), siempre que tu versión de Dolibarr no sea demasiado antigua (no más de tres versiones mayores por detrás: si la última versión de Dolibarr es la 21, el módulo tiene soporte hasta Dolibarr 18).
• Descarga de las nuevas versiones del módulo con novedades (actualizaciones evolutivas) durante 1 año, si y solo si tu versión de Dolibarr es compatible con esas novedades.

Lo que no está incluido

• Instalación y configuración del módulo (opcional)

Contacto

• https://libremaster.com/contact/

Funcionalidades

• Programación del envío automático de recordatorios de facturas impagadas o de notificaciones de facturas validadas, ya sea antes/después de la fecha límite de pago, ya sea antes/después de la fecha de facturación.
• Gestión multilingüe.
• Debería ser compatible con el módulo Multiempresa (no probado, pero debería funcionar).
• Posibilidad de no enviar notificaciones a ciertos terceros, o de enviarlas al comercial a cargo de ese tercero.

Casos particulares

• Cuidado con no programar las notificaciones automáticas de facturas recurrentes antes que los recordatorios disparados por la fecha límite de pago; si no, en algunas situaciones, un mensaje podría enviarse, por desgracia, dos veces el mismo día.
• El usuario que ejecuta las tareas programadas (CRON) de Dolibarr debe poder acceder a las plantillas de correo enviadas: o bien las plantillas pertenecen a ese usuario (normalmente un administrador), o bien están compartidas y no son «privadas». En la práctica, el usuario que ejecuta las tareas programadas es administrador de Dolibarr, así que el problema no se plantea.

¿Cómo aumentar las posibilidades de cobrar?

¿Por qué quedan facturas impagadas?

• La factura no es lo bastante alta: algunos clientes, porque el importe es muy bajo, no ven su pago como una prioridad.
• Lo van dejando (la razón número 1, creo): una vez resuelto el problema o prestado el servicio, no pagan, han pasado a otra cosa y se olvidan una y otra vez.
• No te tienen ninguna consideración y esperan no pagarte: no piensan volver a contratarte, ponen el dinero por encima de las personas y tú no eres nada para ellos.
• El cliente tiene un departamento administrativo encargado de los pagos que funciona a su ritmo. La idea es hacerles entender que eres tú quien exige cobrar según lo acordado al principio.
• Prueban suerte, quizá no te atrevas a reclamar una y otra vez.
• Quienes tienen una factura pequeña saben que iniciar un cobro oficial cuesta más que la propia factura.

Los dos principios del módulo

• Recordar sin descanso al cliente hasta que pague o dé señales de vida para impugnar la factura.
• Los primeros mensajes que recibe deben indicar claramente que el mensaje es automático: es absolutamente importante que sepa que se cansará de recibir recordatorios mucho antes de que el robot de envío se estropee.

¿Qué hacer, a grandes rasgos?

• Según tus clientes lean su correo con regularidad o no, espacia más o menos los recordatorios.
• Alterna distintas secuencias de recordatorio con intervalos diferentes.
• Ten un recordatorio específico, sin repetición, con un mensaje que parezca redactado a mano. En ese, sobre todo, no indiques que el mensaje es automático.
• Ten una secuencia que mencione el traslado inminente del expediente a un agente de cobro judicial y a un abogado.

Mis secuencias

Recordatorio de factura D-8

• Enviar 8 días antes de la fecha límite de pago
• Durante 1 día (es decir, una sola vez)
• Todos los días a las 7 h de la mañana
• Nota: el plazo de pago está configurado a 4 semanas o a 7 días para que esta alerta no salte demasiado pronto.

Recordatorio de factura H-24

• Enviar 1 día antes de la fecha límite de pago
• Durante 1 día (es decir, una sola vez)
• Todos los días a las 7 h de la mañana

Notificación de facturas recurrentes

• Enviar 0 días después de la fecha de facturación de las facturas recurrentes
• Durante 1 día (es decir, una sola vez)
• Todos los días a las 16 h

Recordatorio de facturas impagadas 1

• Enviar 2 días después de la fecha límite de pago
• Durante 5 días
• Cada 2 días a las 8 h

Notificación de facturas puntuales

• Enviar 1 día después de la fecha de facturación de las facturas no recurrentes
• Durante 1 día
• Todos los días a las 6 h

Recordatorio de facturas impagadas 2

• Enviar 8 días después de la fecha límite de pago
• Durante 10 días
• Cada 3 días a las 9 h

Recordatorio de facturas impagadas 3

• Enviar 19 días después de la fecha límite de pago
• Durante 10 días
• Cada 2 días a las 10 h

Recordatorio de facturas impagadas 4

• Enviar 32 días después de la fecha límite de pago
• Durante 1 día
• Todos los días a las 11 h

Recordatorio de facturas impagadas 5

• Enviar 42 días después de la fecha límite de pago
• Durante 90 días
• Cada 3 días a las 10 h
• Nota: estos clientes quedarán excluidos definitivamente de mis servicios.

Configuración de administrador del módulo

Nota

Las capturas de pantalla se hicieron con Dolibarr en francés.

Requisitos previos

CRON

Normalmente, el módulo de tareas programadas (CRON) está activado.

Pero hay que acordarse de programar su ejecución mediante el sistema CRON de tu proveedor de alojamiento; si no, no se enviará ningún recordatorio.

La página de configuración del módulo CRON/Tareas programadas indica qué comando programar en tu alojamiento.

Si esta parte no te dice nada, puedo encargarme de ella como servicio puntual.

Ejemplo de la página de configuración de las tareas programadas:

Si algunas tareas aparecen en verde, funciona; si no, revisa o configura su ejecución en tu alojamiento: es una operación técnica que quizá requiera la intervención de un experto.

Correo electrónico

El envío de correos debe funcionar y pasar por un relé SMTP profesional (así que, a ser posible, no un proveedor para particulares).

No envíes tus correos a través del servicio de correo de OVH, porque es víctima del chantaje de cierta empresa vendedora de antispam. Y OVH se niega a pagar.

Te aconsejo tener tu propio nombre de dominio para dar una imagen profesional.

Si esta parte no te dice nada, puedo encargarme de ella como servicio puntual.

Rellena el remitente por defecto de los correos:

Menú

1: para abrir la página de configuración de administrador del módulo, haz clic arriba a la izquierda en Inicio ➡ Configuración ➡ Módulos/Aplicaciones.

Página de configuración de administrador

En principio no hay nada que ajustar, pero esto es lo que se puede cambiar.

Extracto de la página:

• 1: este botón desactiva/activa con un clic todos los recordatorios programados.

Estos dos ajustes solo tienen un efecto visual, no funcional:

• 2: normalmente, tu navegador muestra una pequeña banda de color en la que se puede hacer clic (y no un código).
• 3: puedes cambiar los valores para ajustar el nivel a partir del cual los niveles de alerta cambian de color.

Después:

• 4: botón «Prueba simulada», para redirigir los correos al primer administrador (si hay varios administradores, se elige el de número ID más bajo).
• 5: acción por defecto para el envío de los mensajes:
  • No enviar nada
  • Enviar solo a los comerciales
  • Enviar a los comerciales y al cliente
  • Enviar el recordatorio (modo normal)

Uso del módulo

Para abrir la página del módulo, haz clic en 1 y luego en 2 (el menú 3, ya integrado en Dolibarr, sirve para listar las facturas impagadas):

Listar los recordatorios programados

Extracto de la página:

Tabla doble

• La tabla son dos tablas en una. Me costó hacerlo de otra manera. Cada fila principal va seguida de una segunda fila que representa visualmente el ajuste, con una serie de pequeñas casillas.
• El icono representa la fecha de referencia elegida (la fecha límite de pago, por ejemplo). Las casillas situadas a su izquierda corresponden a las alertas enviadas antes de la fecha límite, y las situadas a su derecha, a las alertas enviadas después.
• La pequeña tabla de casillas está situada a un 30 % aproximadamente del ancho de la fila, desde el borde izquierdo.
• El objetivo es ver toda la planificación leyendo las filas de izquierda a derecha, y detectar solapamientos no deseados entre secuencias de recordatorio.

Filas estándar

• Cada fila principal representa una secuencia de alertas programada/suspendida.
• El estado (2) indica si la secuencia se desarrolla correctamente.
• El botón (4) permite editar la secuencia.
• El botón (5) permite suspender la secuencia.
• El botón (6) permite eliminar la secuencia.
• La pequeña tabla (3) muestra visualmente la secuencia.
• Los colores de nivel de alerta solo tienen un efecto visual.

Historial de los recordatorios ya enviados

Extracto de la página:

• El enlace (1) permite consultar la factura correspondiente.
• El botón (2) se puede pulsar y permite consultar la secuencia correspondiente.
• La etiqueta (4) muestra el resultado del envío del mensaje.
• El resto de la fila contiene la información del mensaje enviado, y puedes ver su contenido pasando el ratón por la casilla (3).

Añadir (o editar) una secuencia

• El campo (1) permite dar un nombre a la secuencia.
• La selección (2) permite elegir la plantilla de correo. Si la lista está vacía, ve al menú Herramientas ➡ Plantillas de correo para añadir plantillas y asociarlas a las Facturas a clientes. Cuidado: la plantilla debe pertenecer a un administrador de Dolibarr o no ser privada.
• El campo (3) permite elegir el intervalo del primer recordatorio respecto a la fecha de referencia.
• La selección 4/5/6/7 permite elegir la fecha de referencia.
• El campo (8) permite indicar la duración de la secuencia.
• Los campos (9) y (10) permiten indicar la frecuencia. Cuidado: si Dolibarr está en modo «DEBUG», se pueden seleccionar «minutos» y «horas», lo que está reservado a pruebas.
• El campo (11) permite filtrar la forma de pago a la que se aplica la secuencia.
• El campo (12) permite saltarse el destinatario normal y enviar el mensaje a una persona concreta.
• La fecha del próximo recordatorio (13) sirve para fijar la hora del recordatorio.
• El campo (14) no tiene ningún efecto, puedes dejar en él una nota privada.

Vídeo de demostración

• https://youtu.be/L9FYsH1TJ4Q

Desactivar las notificaciones para uno o varios terceros

En la ficha de un tercero, un nuevo campo dedicado a las notificaciones automáticas de recordatorio de facturas permite desactivar las notificaciones o enviarlas al comercial responsable.

Los contactos comerciales se editan en esa misma página.

Mantenimiento

Actualizar el módulo (dos pasos)

1. Actualizar los archivos del módulo

Para actualizar el módulo:

• conéctate a Dolibarr;
• ve a la página de gestión de módulos: Inicio ➡ Configuración ➡ Módulos/Aplicaciones;
• abre la pestaña «Desplegar/instalar un módulo externo»;
• haz clic en «Elegir archivo» y en «ENVIAR ARCHIVO».

2. Actualizar los datos del módulo

Este paso todavía no es automático (limitación de Dolibarr). Hay que ir a la página de administración del módulo:

• ve a la página de gestión de módulos: Inicio ➡ Configuración ➡ Módulos/Aplicaciones;
• haz clic en la rueda dentada del módulo para abrir su página de administración (cuidado con no desactivar el módulo, para no perder la programación de los recordatorios);
• haz clic en la nueva pestaña de actualización, arriba a la derecha;
• haz clic en el botón «Actualizar base de datos».

Resolución de problemas

Averiguar la versión de PHP

Activar el modo DEBUG

En el menú de activación de módulos (abajo del todo), activa el módulo Syslog:

Para ayudar a encontrar los problemas de un módulo (o de Dolibarr), configura el nivel de registro en «LOG_DEBUG»:

Tras algunas pruebas, envía el archivo dolibarr.log y, si es posible, también el archivo dolibarr_cron.log (accesible solo por FTP/SSH), ambos en el directorio de documentos.

Precaución

El archivo puede contener algunos datos privados, así que no se lo envíes a cualquiera.

Los recordatorios están en error (fondo rojo/burdeos)

Comprueba que haya un correo electrónico entre los destinatarios:

• Si el envío va a los comerciales, comprueba que tengan un correo electrónico.
• Si el envío va al tercero, comprueba que haya un correo electrónico:
  • en el propio tercero;
  • o en al menos un contacto de facturación.

Error