Empresa / Organización

Recién entregado, tu Dolibarr no sabe nada de ti. Mientras la identidad de tu empresa no esté rellenada, muestra su pantalla de configuración en cada conexión de un administrador.

Es lo primero que hay que hacer, y se hace una sola vez. Cuenta diez minutos, con tus datos legales a mano.

Dónde se hace

En el menú Configuración, entrada Empresa/Organización.

1. Razón social: el nombre que se imprimirá en la cabecera de tus presupuestos y facturas.
2. País: condiciona muchas cosas, las reglas de IVA, el formato de las direcciones, las menciones obligatorias en tus documentos e incluso los campos que aparecen más abajo en esta página.
3. Código postal y ciudad, con la dirección justo encima.
4. Correo electrónico: sirve también de dirección de respuesta cuando envías un documento desde Dolibarr.

La divisa ya está fijada en euros, cámbiala si facturas en otra moneda.

Qué hay que rellenar

• El nombre y la dirección completa. Aparecen en todos los documentos comerciales, así que conviene que sean exactos desde el principio.
• El teléfono, el correo electrónico y el sitio web.
• El capital y la forma jurídica, si tu situación lo exige en tus facturas.
• Los identificadores legales de tu empresa: en España el CIF o NIF, en Francia el SIREN y el SIRET, y en cada país su equivalente, además de tu número de IVA intracomunitario si lo tienes.

Los identificadores profesionales aparecen después

Mientras el país no esté guardado, Dolibarr no muestra los campos de identificadores propios de ese país. Guarda una primera vez con el país indicado y vuelve luego a la pantalla: los campos que faltaban estarán ahí.

El régimen de IVA

Se ajusta más abajo en esta misma página, y es el parámetro más importante de la pantalla.

1. Capital, si tu situación obliga a que figure en tus documentos.
2. Número de IVA intracomunitario, si lo tienes.

Al final de la página está la elección decisiva, en el bloque Gestión del IVA:

Dos respuestas posibles, y solo una es la correcta para ti: sujeto a IVA o no sujeto. Esta elección fija el tipo de IVA propuesto por defecto en todos tus documentos.

Importante

Si no estás sujeto a IVA, indícalo aquí antes de emitir ningún documento, porque entonces debe figurar una mención de exención en tus facturas.

Las reglas de facturación, las menciones obligatorias y los identificadores que deben figurar cambian de un país a otro. Los ejemplos de esta documentación valen para Francia: comprueba lo que se aplica en el tuyo, si hace falta con tu asesor.

Tu logotipo

En esta misma pantalla, dos espacios permiten subir un logotipo: el principal, que se imprime en la cabecera de los documentos, y una versión cuadrada que se usa en la interfaz.

Prepara una imagen nítida, preferiblemente en PNG con fondo transparente y de al menos 300 píxeles de ancho. Un logotipo demasiado pequeño sale borroso en los PDF.

Un logotipo ligero, de verdad ligero

Tu logotipo se copia en cada documento generado. Un archivo de 3 MB son 3 MB más por presupuesto y por factura, que se acumulan en tu alojamiento y engordan los adjuntos de tus correos.

Apunta a unas pocas decenas de kilobytes. Si te entregaron el logotipo en muy alta definición, para imprenta o rotulación, pide a tu diseñador una versión aligerada para web, en PNG optimizado o en SVG. Es una petición habitual, y la diferencia suele ser de cien veces menos peso.

Comprobar el resultado

Guarda y vuelve a conectarte. Dos señales indican que se ha tenido en cuenta:

• el aviso de configuración desaparece del menú;
• la conexión te lleva ahora a Mi panel de control en lugar de a la pantalla de configuración.

El capítulo siguiente continúa con Módulos / Aplicaciones, es decir, la elección de las funciones que quieres ver en tus menús.

¿Una duda sobre tu instalación? Escríbeme.