Usuarios y grupos
En la entrega se te facilitó una cuenta de administrador. Crea después una cuenta por persona, nunca una cuenta compartida: es lo que permite saber quién creó un presupuesto, modificó una ficha o validó una factura.
Se hace en el menú Usuarios y grupos.
Crear un usuario
Sección titulada «Crear un usuario»
- Identificador: lo que la persona escribirá para conectarse. Corto y sin acentos.
- Apellidos y nombre: aparecerán después en los documentos que cree.
- Correo electrónico: necesario para enviar documentos y restablecer la contraseña.
- Crear usuario guarda la ficha.
Fíjate en el campo Administrador del sistema, dejado en «No»: pásalo a «Sí» solo para la una o dos personas que deban acceder a toda la configuración. La contraseña, más abajo, se propone al azar y puede definirla usted o enviársela a la persona.
Un usuario recién creado no tiene ningún permiso: se conecta, pero casi no ve nada. Es deliberado, después se le abre lo que necesita.
Los permisos
Sección titulada «Los permisos»
La pestaña Permisos de su ficha enumera, módulo por módulo, lo que la persona puede hacer: leer, crear, modificar, eliminar, validar.
Dos principios bastan al principio:
- la lectura con amplitud, la escritura con criterio, la eliminación para muy pocas personas;
- el estatus de administrador reservado a una o dos personas, ya que abre toda la configuración, incluido todo lo descrito en estos capítulos.
Los grupos
Sección titulada «Los grupos»Un grupo permite conceder los mismos permisos a varias personas de una vez, y después basta con añadir a los nuevos al grupo. Resulta cómodo a partir de cuatro o cinco cuentas, y es innecesario por debajo.
Cuando alguien se marcha
Sección titulada «Cuando alguien se marcha»No elimines su cuenta, desactívala. Eliminarla rompería el vínculo entre esa persona y los documentos que creó, mientras que desactivarla impide la conexión y conserva el historial.
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