Introducción al uso de Dolibarr

Dolibarr es un programa libre de gestión empresarial. Reúne en una misma aplicación lo que mucha gente maneja con varias herramientas separadas: el fichero de clientes, los presupuestos, los pedidos, las facturas, el seguimiento de los pagos, la agenda. Se usa desde un navegador, sin instalar nada en tu equipo.

Este capítulo no hace funcionar nada útil. Te enseña a orientarte, lo que hace que todos los capítulos siguientes se lean mucho más rápido. Cuenta un cuarto de hora.

El capítulo en vídeo: visita guiada en un minuto

Conectarse

Tu alojamiento Dolibarr tiene una dirección que se te ha comunicado, del estilo https://gestion.mi-empresa.es. Ábrela y llegarás a la pantalla de conexión.

Introduce el identificador y la contraseña facilitados. No se te pide nada más.

Importante

Cambia la contraseña inicial en tu primera conexión, sobre todo si te ha llegado por correo electrónico. Se hace desde tu ficha de usuario, descrita más abajo.

La primera pantalla

Mientras no se haya rellenado la identidad de tu empresa, Dolibarr muestra la pantalla de configuración en cada conexión de un administrador, con el recordatorio de los dos pasos obligatorios: rellenar la empresa y después activar los módulos que necesites. Es normal, no es un error.

Una vez hechos esos pasos, la conexión te deja en Mi panel de control, que reúne las cifras y las alertas del momento.

Las cuatro zonas de la pantalla

La interfaz nunca cambia de estructura. Estés donde estés en el programa, encuentras las mismas zonas.

1. La barra superior lista las grandes áreas: Terceros, Financiera, Agenda... Es el primer nivel de navegación. Lo que ves ahí depende de los módulos activados, así que tu barra no se parecerá necesariamente a la de esta captura.
2. La columna izquierda cambia según el área elegida arriba. Contiene el detalle de las acciones posibles y, en la parte superior, un buscador que busca en el conjunto de los datos.
3. La zona central muestra el contenido: una lista, una ficha, un formulario.
4. El bloque de usuario, arriba a la derecha, da acceso a tu propia ficha (donde se cambian la contraseña y las preferencias de visualización) y al botón de desconexión.

El vocabulario que hay que conocer

Dolibarr emplea algunas palabras con un sentido preciso. Conocerlas evita la mitad de las dudas.

• Tercero: toda empresa o persona con la que tienes relación. Un tercero es cliente potencial, cliente, proveedor, o varias cosas a la vez. Es la palabra más importante del programa.
• Contacto: una persona física, vinculada o no a un tercero.
• Producto y servicio: lo que vendes. El producto se almacena, el servicio no.
• Presupuesto: la propuesta comercial.
• Módulo: una función del programa, que se activa o no. Los menús solo muestran los módulos activos, lo que explica que una misma versión de Dolibarr pueda parecer muy distinta de una empresa a otra.
• Ficha y lista: las dos pantallas que se describen justo debajo.

Las dos pantallas que verás en todas partes

Casi todo Dolibarr se reduce a dos pantallas. Entenderlas una vez basta para todo lo demás.

La lista

Una lista muestra registros de la misma naturaleza: tus clientes, tus facturas, tus usuarios.

1. La fila de filtros, justo debajo del título. Escribes en la casilla de una columna y la lista se reduce. La cruz de la izquierda lo pone todo a cero.
2. Las cabeceras de columna se pueden pulsar y ordenan la lista por la columna elegida.
3. Las herramientas, arriba a la derecha: número de filas mostradas, elección de las columnas visibles, exportación.

Al pulsar en una fila se abre la ficha correspondiente.

La ficha

Una ficha muestra un único registro y todo lo que se relaciona con él.

1. Las pestañas, arriba, agrupan los aspectos del registro: su información, sus archivos adjuntos, sus eventos. Una cifra en una pestaña indica cuántos elementos contiene.
2. La información ocupa el centro. Encima, un banner recuerda de quién o de qué se trata, con su estado a la derecha.
3. Las acciones están agrupadas abajo: modificar, clonar, eliminar, enviar por correo. Qué botones aparecen depende del estado y de tus permisos.

Importante

¿No aparece un botón que esperabas? Casi siempre es por una de estas dos razones: el estado del registro no lo permite (no se modifica libremente una factura validada), o tu usuario no tiene el permiso correspondiente.

Lo que explica las diferencias entre dos Dolibarr

Tres ajustes hacen que dos instalaciones no se parezcan: los módulos activados, los permisos de tu usuario y el estado de los registros que consultas. Si una captura de esta documentación no coincide con tu pantalla, busca por ahí antes de concluir que hay un error.

El aspecto general también evoluciona de una versión de Dolibarr a otra. Los principios descritos aquí, en cambio, no cambian.

Adquirir buenos hábitos desde el principio

• Crea el tercero antes de intentar hacerle un presupuesto o una factura: todo parte del tercero.
• Rellena las direcciones de correo en las fichas, sirven después para enviar los documentos.
• Usa los filtros en lugar de recorrer las listas, que crecen deprisa.
• No trabajéis varios sobre la misma ficha a la vez: el último que guarda pisa al anterior.

Lo que viene después

El siguiente capítulo partirá de esta base para crear un primer tercero y seguir después el camino habitual: presupuesto, pedido, factura.

¿Una duda sobre tu propia instalación? Escríbeme.