Relance automatique des factures

Pour qui est ce module ?

Ce module concerne en priorité les petites structures qui ont autre chose à faire que de faire la chasse aux factures impayées. Ceci dit, cela fonctionne pour n'importe quelle taille d'entreprise.

L'objectif majeur est de vous éviter d'intervenir manuellement sans faire appel à une entreprise spécialisée, qui reste la dernière solution malgré tout.

L'objectif profond est de vous éviter d'intervenir émotivement car, pour beaucoup de personnes, réclamer de nouveau le paiement d'une facture est un acte ingrat, surtout quand on a une double casquette administrative et technique.

Support et assistance

Ce qui est inclus dans l'achat du module

Ou dans le renouvellement de votre licence associée au module :

• Disponibilité du téléchargement des nouvelles versions du module intégrant des mises à jour correctives incluses (ce n'est pas un abonnement) du moment que votre version de Dolibarr n'est pas trop ancienne (pas plus de trois versions majeures en arrière : si la dernière version de Dolibarr est la 21, alors support pour le module compatible Dolibarr version 18).
• Disponibilité du téléchargement des nouvelles versions du module intégrant des nouveautés (mises à jour évolutives) pendant 1 an, si et seulement si la version de votre Dolibarr est compatible avec les nouveautés.

Ce qui n'est pas inclus

• Installation et configuration du module (en option)

Contact

• https://libremaster.com/contact/

Fonctionnalités

• Programmation de l'envoi automatique de rappels des factures non payées ou de notifications de factures validées, soit avant/après la date limite de paiement, soit avant/après la date de facturation.
• Gestion multilangue.
• Devrait être compatible avec le module multicompagnie (non testé mais devrait fonctionner).
• Possibilité de ne pas envoyer de notification à certains tiers ou de l'envoyer au responsable commercial en charge de ce tiers.

Cas particuliers

• Attention à ne pas positionner l'horaire des notifications automatiques de factures récurrentes avant l'horaire des rappels déclenchés par le dépassement de la date limite de paiement, sinon dans certaines situations, un message pourrait être envoyé, malencontreusement, deux fois dans la même journée.
• L'utilisateur exécutant les tâches planifiées (CRON) de Dolibarr doit pouvoir accéder aux modèles d'e-mails envoyés : donc soit les modèles d'e-mails sont la propriété de cet utilisateur (généralement administrateur), soit les modèles d'e-mails sont partagés et non « privés ». En pratique, l'utilisateur exécutant les tâches planifiées est administrateur de Dolibarr donc le problème ne se pose pas.

Comment augmenter les chances d'être payé ?

Pourquoi les factures sont impayées ?

• La facture n'est pas assez élevée : certains clients, parce que le tarif est trop bas, ne voient pas comme une priorité de payer la facture.
• Ils procrastinent (raison numéro 1 je pense) : une fois que le problème est réglé ou le service rendu, ils ne paient pas, ils sont passés à autre chose et oublient sans cesse de payer.
• Ils n'ont aucune estime de vous et espèrent ne pas vous payer : ils ne comptent pas faire appel à vous à nouveau, ils placent l'argent au-dessus de l'humain, et vous n'êtes rien.
• Le client a un service administratif en charge du paiement qui fonctionne à son rythme. L'idée est de leur faire comprendre que c'est vous qui imposez d'être payé selon ce qui est convenu au départ.
• Ils tentent leur chance, peut-être que vous n'oserez pas réclamer sans cesse.
• Ceux qui ont une petite facture savent qu'engager un recouvrement officiel coûte plus cher que la facture elle-même.

Les deux principes du module

• Relancer sans cesse le client jusqu'à ce qu'il paye ou qu'il se manifeste pour contester.
• Les premiers messages qu'il reçoit doivent clairement indiquer que le message est automatique : il est absolument important qu'il sache qu'il sera fatigué de recevoir les rappels avant que le robot d'envoi tombe en panne.

Que faire dans les grandes lignes ?

• Selon que vos clients lisent leurs courriels régulièrement ou non, il faut espacer les relances plus ou moins.
• Alterner différentes séquences de relance avec des intervalles différents.
• Avoir une relance spécifique sans répétition avec un message laissant penser qu'il a été rédigé manuellement. Donc là, il ne faut surtout pas mettre que le message est automatique.
• Avoir une séquence qui évoque le transfert imminent du dossier à un huissier et un avocat.

Voici mes séquences

Rappel facture J-8

• Envoyer 8 jours avant la date limite de paiement
• Pendant 1 jour (une seule fois donc)
• Tous les jours à 7h le matin
• Remarque : le délai de paiement est configuré soit à 4 semaines, soit à 7 jours pour que cette alerte ne se déclenche pas trop vite.

Rappel facture H-24

• Envoyer 1 jour avant la date limite de paiement
• Pendant 1 jour (une seule fois donc)
• Tous les jours à 7h le matin

Notification des factures récurrentes

• Envoyer 0 jour après la date de facturation des factures récurrentes
• Pendant 1 jour (une seule fois donc)
• Tous les jours à 16h

Rappel des factures impayées 1

• Envoyer 2 jours après la date limite de paiement
• Pendant 5 jours
• Tous les 2 jours à 8h

Notification des factures ponctuelles

• Envoyer 1 jour après la date de facturation des factures non récurrentes
• Pendant 1 jour
• Tous les jours à 6h

Rappel des factures impayées 2

• Envoyer 8 jours après la date limite de paiement
• Pendant 10 jours
• Tous les 3 jours à 9h

Rappel des factures impayées 3

• Envoyer 19 jours après la date limite de paiement
• Pendant 10 jours
• Tous les 2 jours à 10h

Rappel des factures impayées 4

• Envoyer 32 jours après la date limite de paiement
• Pendant 1 jour
• Tous les jours à 11h

Rappel des factures impayées 5

• Envoyer 42 jours après la date limite de paiement
• Pendant 90 jours
• Tous les 3 jours à 10h
• Remarque : ces clients seront bannis définitivement de mes services.

Configuration administrateur du module

Note

Les copies d'écran ont été réalisées sur la traduction française.

Prérequis

CRON

Normalement, le module de tâches planifiées (CRON) est activé.

Mais il faut penser à programmer son exécution via le système CRON de votre hébergeur, sinon aucun rappel ne sera envoyé.

La page de configuration du module CRON/Tâches planifiées indique quelle commande programmer sur votre hébergeur.

Si vous ne comprenez rien à cette partie, je peux m'en charger dans le cadre d'une prestation ponctuelle.

Exemple de la page de configuration des travaux planifiés :

Si certaines tâches sont en vert, c'est que ça fonctionne, sinon vérifier ou configurer leur lancement par l'hébergeur : cette opération est technique et nécessite peut-être l'intervention d'un expert.

Messagerie / E-mail

L'envoi d'e-mail doit fonctionner et utiliser un relais SMTP professionnel (donc pas d'hébergeur grand public si possible).

Ne relayez pas vos e-mails via le service e-mail d'OVH car il est victime de chantage par une certaine entreprise vendeur d'anti-spam. Et OVH refuse de payer.

Je vous conseille d'avoir votre nom de domaine personnalisé pour paraître pro.

Si vous ne comprenez rien à cette partie, je peux m'en charger dans le cadre d'une prestation ponctuelle.

Remplir l'expéditeur par défaut des e-mails :

Menu

1 : pour accéder à la page de configuration administrateur du module, cliquez en haut à gauche sur Accueil ➡ Configuration ➡ Modules/Applications.

Page de configuration administrateur

Il n'y a rien à régler en principe mais voici ce qu'il est possible de changer.

Extrait de la page :

• 1 : ce bouton désactive/active en un clic la totalité des relances planifiées.

Ces deux réglages ont un impact uniquement visuel et non fonctionnel :

• 2 : en principe, votre navigateur affiche un petit bandeau de couleur cliquable (et non un code).
• 3 : vous pouvez changer les valeurs pour influencer le niveau à partir duquel les niveaux d'alerte changent de couleur.

Puis :

• 4 : bouton de « Test à blanc » pour rediriger les e-mails vers le premier administrateur (s'il y a plusieurs administrateurs, celui avec le numéro ID le plus petit est choisi).
• 5 : action par défaut pour l'envoi des messages :
  • Ne rien envoyer
  • Envoyer aux commerciaux uniquement
  • Envoyer aux commerciaux et au client
  • Envoyer la relance (mode normal)

Utilisation du module

Pour accéder à la page du module, cliquez sur 1 et sur 2 (le menu 3, déjà intégré à Dolibarr, sert à lister les factures impayées) :

Lister les rappels planifiés

Extrait de page :

Double tableau

• Le tableau est un double tableau en un. J'ai eu des difficultés à pouvoir faire autrement. Chaque ligne principale est suivie d'une seconde ligne pour représenter visuellement le réglage, avec une suite de petites cases.
• L'icône représente la date de référence choisie (date limite de paiement par exemple). Les cases situées sur sa gauche correspondent aux alertes envoyées avant la date limite, et les cases positionnées sur sa droite sont les alertes envoyées après la date limite.
• Le petit tableau de cases est positionné à environ 30 % de la largeur de la ligne, depuis le bord gauche.
• Le but est de pouvoir visualiser l'ensemble de la planification en lisant les lignes du tableau de gauche à droite, et de repérer des superpositions de séquences de rappel non voulues.

Lignes standard

• Chaque ligne principale représente une séquence d'alertes planifiée/suspendue.
• L'état (2) indique si la séquence se déroule correctement.
• Le bouton (4) permet d'éditer la séquence.
• Le bouton (5) permet de suspendre la séquence.
• Le bouton (6) permet de supprimer la séquence.
• Le petit tableau (3) affiche visuellement la séquence.
• Les couleurs de niveau d'alerte ont un impact uniquement visuel.

Historique des rappels déjà envoyés

Extrait de page :

• Le lien (1) permet de consulter la facture correspondante.
• Le bouton (2) est cliquable et permet de consulter la séquence correspondante.
• Le libellé (4) affiche le résultat d'envoi du message.
• Le reste de la ligne contient les informations du message envoyé et il est possible de visualiser le contenu en passant la souris sur la case (3).

Ajout (ou édition) d'une séquence

• Le champ (1) permet de donner un nom à la séquence.
• La sélection (2) permet de choisir le modèle d'e-mail. Si la liste est vide, il faut vous rendre dans le menu Outils ➡ Modèles des courriels pour ajouter des modèles et associer le modèle aux Factures clients. Attention, le modèle doit soit être la propriété d'un administrateur de Dolibarr, soit ne pas être privé.
• Le champ (3) permet de choisir l'intervalle de la première relance par rapport à la date de référence.
• La sélection 4/5/6/7 permet de choisir la date de référence.
• Le champ (8) permet de spécifier la durée de la séquence.
• Les champs (9) et (10) permettent de spécifier la fréquence. Attention, si Dolibarr est en mode « DEBUG », il est possible de sélectionner « minutes » et « heures », ce qui est réservé à des fins de test.
• Le champ (11) permet de filtrer le mode de règlement auquel la séquence s'applique.
• Le champ (12) permet de court-circuiter l'envoi du message et de l'envoyer à une personne en particulier.
• La date de la prochaine relance (13) est utile pour positionner l'heure de la relance.
• Le champ (14) ne sert à rien pour vous, vous pouvez y laisser une note privée.

Vidéo de démonstration

• https://youtu.be/L9FYsH1TJ4Q

Désactiver les notifications pour un ou plusieurs tiers

Sur la fiche d'un tiers, un nouveau champ spécifique concernant les notifications de relance de factures automatiques permet de désactiver les notifications ou bien de les envoyer au responsable commercial.

Les contacts commerciaux sont à éditer sur cette même page.

Maintenance

Mettre à jour le module (deux étapes)

1. Mettre à jour les fichiers du module

Pour mettre à jour le module, il faut :

• se connecter à Dolibarr ;
• se rendre dans la page de gestion des modules : Accueil ➡ Configuration ➡ Modules/Applications ;
• se rendre dans l'onglet « Déployer/Installer un module externe » ;
• cliquer sur « Choisir un fichier » et « ENVOYER FICHIER ».

2. Mettre à jour les données du module

Cette étape n'est pas automatique jusqu'à présent (limitation Dolibarr). Il faut se rendre dans la page d'administration du module :

• se rendre dans la page de gestion des modules : Accueil ➡ Configuration ➡ Modules/Applications ;
• cliquer sur la roue dentée du module pour accéder à sa page d'administration (attention à ne pas désactiver le module pour ne pas perdre la programmation des relances) ;
• cliquer sur le nouvel onglet en haut à droite « Mise à jour » ;
• cliquer sur le bouton « Mettre à jour la base de données ».

Résolution de problèmes

Déterminer la version de PHP

Activer le mode DEBUG

Dans le menu d'activation des modules (tout en bas), il faut activer le module Syslog :

Pour aider à trouver les problèmes d'un module (ou de Dolibarr), il faut configurer le niveau de journalisation à « LOG_DEBUG » :

Après quelques essais, transmettre le fichier dolibarr.log et si possible aussi le fichier dolibarr_cron.log (accessible uniquement par FTP/SSH), situés dans le répertoire documents.

Attention

Le fichier peut contenir quelques informations privées, donc ne le transmettez pas à n'importe qui.

Les relances sont en erreur (fond rouge/bordeaux)

Vérifier la présence d'un e-mail dans les destinataires :

• Si envoi aux commerciaux, vérifier la présence d'un e-mail.
• Si envoi au tiers, vérifier qu'un e-mail est présent :
  • soit au niveau du tiers ;
  • soit sur au moins un contact de facturation.

Erreur