Société / Organisation

À la livraison, votre Dolibarr ne sait rien de vous. Tant que l'identité de votre entreprise n'est pas renseignée, il affiche son écran de configuration à chaque connexion d'un administrateur.

C'est la première chose à faire, et elle se fait une fois pour toutes. Comptez dix minutes, avec vos informations légales sous la main.

Où cela se passe

Dans le menu Configuration, entrée Société/Organisation.

1. Raison sociale : le nom qui s'imprimera en tête de vos devis et de vos factures.
2. Pays : il conditionne beaucoup de choses, les règles de TVA, le format des adresses, les mentions obligatoires et jusqu'aux champs affichés plus bas dans cette page.
3. Code postal et ville, avec l'adresse juste au-dessus.
4. E-mail : il sert aussi d'adresse de réponse quand vous envoyez un document depuis Dolibarr.

La devise est déjà réglée sur l'euro, changez-la si vous facturez dans une autre monnaie.

Ce qu'il faut saisir

• Le nom et l'adresse complète. Ils apparaissent sur tous les documents commerciaux, autant qu'ils soient exacts dès le départ.
• Le téléphone, l'e-mail et le site web. L'e-mail sert aussi d'adresse de réponse quand vous envoyez un document depuis Dolibarr.
• Le capital et la forme juridique, si votre statut l'exige sur vos factures.
• Les identifiants légaux de votre entreprise : en France le SIREN et le SIRET, ailleurs leur équivalent national, ainsi que votre numéro de TVA intracommunautaire si vous en avez un.

Les identifiants professionnels apparaissent après

Tant que le pays n'est pas enregistré, Dolibarr n'affiche pas les champs d'identifiants propres à ce pays, SIREN et SIRET pour la France. Enregistrez une première fois avec le pays renseigné, puis revenez sur l'écran : les champs manquants seront là.

Le régime de TVA

Il se règle plus bas dans cette même page, et c'est le réglage le plus important de l'écran.

1. Capital, si votre statut impose de le faire figurer sur vos documents.
2. Numéro de TVA intracommunautaire, si vous en avez un.

Tout en bas de la page se trouve le choix décisif, dans le bloc Gestion TVA :

Deux réponses possibles, et une seule est juste pour vous : assujetti, ou non assujetti. Ce choix fixe le taux de TVA proposé par défaut sur tous vos documents.

Important

Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, indiquez-le ici avant d'émettre le moindre document, car une mention d'exonération doit alors figurer sur vos factures. En France, c'est « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Les règles de facturation, les mentions obligatoires et les identifiants à faire figurer changent d'un pays à l'autre. Les exemples de cette documentation valent pour la France : vérifiez ce qui s'applique dans le vôtre, au besoin auprès de votre comptable.

Votre logo

Toujours dans cet écran, deux emplacements permettent de déposer un logo : le logo principal, qui s'imprime en tête des documents, et une version carrée utilisée dans l'interface.

Prévoyez une image nette, de préférence au format PNG à fond transparent et d'au moins 300 pixels de large. Un logo trop petit ressort flou sur les PDF.

Un logo léger, vraiment léger

Votre logo est recopié dans chaque document généré. Un fichier de 3 Mo, et ce sont 3 Mo de plus par devis et par facture, qui s'accumulent sur votre hébergement et alourdissent les pièces jointes de vos e-mails.

Visez quelques dizaines de kilo-octets. Si votre logo vous a été fourni en très haute définition, pour l'impression ou la signalétique, demandez à votre graphiste une version allégée pour le web, en PNG optimisé ou en SVG. C'est une demande courante, il saura faire, et la différence se compte souvent en centaines de fois moins lourd.

Vérifier le résultat

Une fois enregistré, l'écran affiche vos informations, et l'avertissement de configuration a disparu du menu de gauche :

Reconnectez-vous. Deux signes montrent que c'est pris en compte :

• l'avertissement de configuration disparaît du menu ;
• la connexion vous dépose désormais sur Mon tableau de bord au lieu de l'écran de configuration.

Le chapitre suivant enchaîne sur l'entrée Modules / Applications, c'est-à-dire le choix des fonctions que vous voulez voir dans vos menus.

Une question sur votre installation ? Écrivez-moi.