Emails
Dolibarr envoie des courriels : un devis à valider, une facture en pièce jointe, une relance. Le serveur d'envoi est déjà réglé par Libre Master, il vous reste à décider ce que vos clients voient en recevant ces messages.
Cela se passe dans Configuration, entrée Emails.
L'écran est découpé en onglets. Trois vous concernent, les autres relèvent du serveur.
E-mails sortants : ce qu'il ne faut pas toucher
Section intitulée « E-mails sortants : ce qu'il ne faut pas toucher »Le premier onglet contient la méthode d'envoi et, selon les cas, le serveur, le port et les identifiants. C'est la partie que nous avons réglée à la livraison pour que vos messages partent depuis votre domaine et arrivent effectivement chez vos destinataires.
L'adresse qui apparaît comme expéditeur
Section intitulée « L'adresse qui apparaît comme expéditeur »Elle se règle dans ce même premier onglet, à la ligne E-mail de l'expéditeur pour les e-mails automatiques, et non dans l'onglet « Expéditeur des e-mails » dont le nom prête à confusion. Une seconde ligne, juste en dessous, fixe l'expéditeur présélectionné dans les formulaires d'envoi.
La règle est simple : l'adresse d'expédition doit correspondre au compte qui envoie réellement. Deux cas se présentent selon votre installation.
- L'envoi passe par le serveur de votre hébergement. Mettez alors une adresse de votre domaine, celle que vous surveillez, par exemple
contact@votre-entreprise.fr. - L'envoi passe par votre compte Gmail, ou un autre fournisseur de messagerie. Mettez alors exactement l'adresse de ce compte. Il n'y en a qu'une possible : Google refuse d'envoyer au nom d'une autre adresse, et un message qui passerait quand même finirait en indésirable.
Dans les deux cas, vos destinataires répondront à cette adresse, il faut donc que quelqu'un la lise.
En cas de doute sur le mode d'envoi de votre installation, demandez-nous plutôt que d'essayer : une adresse qui ne correspond pas au compte d'envoi ne provoque aucune erreur visible, les messages partent et n'arrivent pas.
Expéditeur des e-mails : à laisser vide
Section intitulée « Expéditeur des e-mails : à laisser vide »Cet onglet ne définit pas votre adresse d'expédition. Dolibarr l'annonce d'ailleurs en haut de l'écran :
Vous pouvez garder cette section vide. Si vous entrez des emails ici, ils seront ajoutés à la liste des expéditeurs possibles dans la liste déroulante lorsque vous écrivez un nouvel email.
Il sert donc uniquement à proposer plusieurs adresses au choix au moment de rédiger un message, ce qui n'a d'intérêt que si vous écrivez tantôt depuis contact@, tantôt depuis compta@, et que votre mode d'envoi le permet.
Si vos messages partent par un compte Gmail, cette liste n'a aucun intérêt : une seule adresse est possible, celle du compte. Laissez l'onglet vide.
Modèles des courriels : gagner du temps
Section intitulée « Modèles des courriels : gagner du temps »L'onglet Modèles des courriels contient les textes proposés au moment d'envoyer un document.
Sur une installation neuve, la liste est vide : Dolibarr envoie alors un message minimal, avec le document en pièce jointe et presque rien dans le corps.
Créer deux ou trois modèles change le quotidien. Les plus utiles :
- envoi d'un devis : formule de politesse, validité de l'offre, invitation à retourner le document signé ;
- envoi d'une facture : échéance et coordonnées bancaires rappelées ;
- relance : courtoise, avec le numéro et la date de la facture.
Chaque modèle a un objet et un corps, et accepte des variables qui seront remplacées à l'envoi, comme la référence du document ou le nom du client. La liste des variables disponibles s'affiche sous le champ de saisie au moment de la création.
Vérifier que tout part bien
Section intitulée « Vérifier que tout part bien »Le premier onglet propose un envoi de test. Faites-le vers une adresse extérieure à votre domaine, une boîte personnelle par exemple : c'est le seul moyen de voir ce que reçoit vraiment un client, y compris le nom d'expéditeur affiché.
Regardez aussi dans les indésirables. Un message qui y atterrit alors que la configuration est correcte se corrige côté serveur, donc chez nous.
Une question sur votre installation ? Écrivez-moi.