Numérotation et documents

Ces réglages ne sont pas dans le menu Configuration : ils appartiennent à chaque module. On y accède par la roue dentée à côté du nom du module, dans la liste vue au chapitre précédent.

Faites-le module par module, pour les devis d'abord, les factures ensuite, puis les commandes si vous les utilisez.

1. Les modèles de numérotation : le format des numéros attribués aux documents.
2. Les modèles de documents : la mise en page du PDF produit à l'impression.

La numérotation

La première partie de la page choisit le format des numéros, par exemple FA2607-0001, où figurent l'année, le mois et un compteur.

À régler avant le premier document

Une fois la première facture validée, Dolibarr refuse de changer de modèle de numérotation. C'est une protection, pas une limitation.

La raison est légale. En France, la numérotation des factures doit être chronologique, continue et sans trou. La plupart des pays imposent une règle voisine, avec leurs propres exigences de format et de conservation : vérifiez celles de votre pays avant de choisir, au besoin auprès de votre comptable.

Les devis et les commandes sont moins contraints, mais autant garder des formats cohérents entre eux : on s'y retrouve mieux quand on cherche un document six mois plus tard.

Les modèles de documents

La seconde partie de la page choisit le modèle PDF utilisé à l'impression. Les modèles diffèrent par leur mise en page et par les informations affichées.

Essayez-en deux ou trois sur un devis d'essai avant de trancher, c'est le moyen le plus rapide de voir la différence. Le logo qui apparaît en tête est celui déposé dans Société / Organisation.

Afficher vos coordonnées bancaires

Pour être payé par virement, votre RIB doit figurer sur vos factures. Cela se fait en deux temps, et dans cet ordre.

D'abord, créez le compte dans Banques | Caisses, entrée Nouveau compte financier.

Le libellé est le nom sous lequel vous reconnaîtrez ce compte, par exemple « Compte courant professionnel ».

La référence, juste au-dessus, est un code court que vous choisissez vous-même : il n'a rien à voir avec un identifiant fourni par votre banque. Il est obligatoire, doit être unique, et sert à repérer le compte dans les listes, les filtres et les exports comptables, là où le libellé complet serait trop long. Prenez les initiales de la banque, au besoin suivies du type de compte, en majuscules et sans espace ni accent : BQ, CB-PRO, CE-COURANT. Avec un seul compte, BQ fait l'affaire.

Le type, la devise et le pays sont déjà préremplis pour un compte bancaire classique en euros.

Plus bas dans le même formulaire viennent les coordonnées qui s'imprimeront sur vos factures :

1. Code IBAN, le numéro international de votre compte.
2. Code BIC/SWIFT, l'identifiant de votre banque.

Les champs code banque, code guichet et clé qui suivent servent à l'ancien format national. Recopiez-les si votre relevé les mentionne, ils ne sont pas indispensables pour être payé par virement.

Ensuite, demandez son affichage. Retournez dans les réglages du module de facturation, section Mode de règlement, et choisissez votre compte à l'option « Proposer paiement par virement sur le compte ». N'oubliez pas le bouton Modifier à droite du bloc, qui enregistre la ligne.

Tant qu'aucun compte n'existe, Dolibarr affiche ici « Aucun compte bancaire actif défini », ce qui explique que l'option paraisse inutilisable au premier passage.

Le compte apparaît ensuite dans Banques | Caisses :

Ce même compte servira ensuite à enregistrer les règlements reçus.

Le chapitre suivant traite des comptes utilisateurs et de leurs permissions.