Utilisateurs & Groupes

Un compte administrateur vous a été remis à la livraison. Créez ensuite un compte par personne, jamais un compte partagé : c'est ce qui permet de savoir qui a créé un devis, modifié une fiche ou validé une facture.

Cela se passe dans le menu Utilisateurs & Groupes.

Créer un utilisateur

1. Identifiant : ce que la personne saisira pour se connecter. Court et sans accent.
2. Nom et prénom : ils apparaissent ensuite sur les documents qu'elle crée.
3. E-mail : nécessaire pour l'envoi de documents et la réinitialisation du mot de passe.
4. Créer utilisateur valide la fiche.

Notez le champ Administrateur du système, laissé sur « Non » : à ne passer sur « Oui » que pour les une ou deux personnes qui doivent accéder à toute la configuration. Le mot de passe, plus bas, est proposé au hasard et peut être défini par vous ou envoyé à la personne.

Un utilisateur fraîchement créé n'a aucune permission : il se connecte, mais ne voit presque rien. C'est volontaire, on ouvre ensuite ce dont il a besoin.

Les permissions

L'onglet Permissions de sa fiche liste, module par module, ce que la personne peut faire : lire, créer, modifier, supprimer, valider.

Deux principes suffisent au départ :

• la lecture largement, l'écriture avec discernement, la suppression à très peu de monde ;
• le statut d'administrateur réservé à une ou deux personnes, car il ouvre toute la configuration, y compris ce qui est décrit dans ces chapitres.

Le cas des documents validés

Certaines actions restent refusées même avec la permission correspondante, parce que le statut du document l'interdit. On ne modifie pas librement une facture validée, quelle que soit la personne. C'est une contrainte comptable, pas un réglage à forcer.

Les groupes

Un groupe permet d'attribuer les mêmes permissions à plusieurs personnes d'un coup, puis d'ajouter simplement les nouveaux arrivants au groupe. C'est confortable dès quatre ou cinq comptes, superflu en dessous.

Quand quelqu'un part

Ne supprimez pas son compte, désactivez-le. La suppression ferait disparaître le lien entre cette personne et les documents qu'elle a créés, alors que la désactivation empêche la connexion tout en conservant l'historique.

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