Introduction à l'utilisation de Dolibarr

Dolibarr est un logiciel libre de gestion d'entreprise. Il réunit dans une même application ce que beaucoup font avec plusieurs outils séparés : le fichier des clients, les devis, les commandes, les factures, le suivi des paiements, l'agenda. Il s'utilise dans un navigateur, sans rien installer sur votre poste.

Ce chapitre ne fait rien fonctionner d'utile. Il vous apprend à vous repérer, ce qui rend tous les chapitres suivants beaucoup plus rapides à lire. Comptez un quart d'heure.

Le chapitre en vidéo : visite guidée en une minute

Se connecter

Votre hébergement Dolibarr a une adresse qui vous a été communiquée, du type https://gestion.mon-entreprise.fr. Ouvrez-la, vous arrivez sur l'écran de connexion.

Saisissez l'identifiant et le mot de passe fournis. Rien d'autre n'est demandé.

Important

Changez le mot de passe initial dès votre première connexion, surtout s'il vous a été transmis par e-mail. Cela se fait depuis votre fiche utilisateur, décrite plus bas.

Le premier écran

Tant que l'identité de votre entreprise n'a pas été renseignée, Dolibarr affiche l'écran de configuration à chaque connexion d'un administrateur, avec un rappel des deux étapes obligatoires : renseigner la société, puis activer les modules dont vous avez besoin. C'est normal, ce n'est pas une erreur.

Une fois ces étapes faites, la connexion vous dépose sur Mon tableau de bord, qui rassemble les chiffres et les alertes du moment.

Les quatre zones de l'écran

L'interface ne change jamais de structure. Où que vous soyez dans le logiciel, vous retrouvez les mêmes zones.

1. La barre du haut liste les grands domaines : Tiers, Facturation, Agenda... C'est le premier niveau de navigation. Ce que vous y voyez dépend des modules activés, donc votre barre ne ressemblera pas forcément à celle de cette capture.
2. La colonne de gauche change selon le domaine choisi en haut. Elle contient le détail des actions possibles, et tout en haut un champ de recherche qui cherche dans l'ensemble des données.
3. La zone centrale affiche le contenu : une liste, une fiche, un formulaire.
4. Le bloc utilisateur, en haut à droite, donne accès à votre propre fiche (où se changent votre mot de passe et vos préférences d'affichage) et au bouton de déconnexion.

Le vocabulaire à connaître

Dolibarr emploie quelques mots dans un sens précis. Les connaître évite la moitié des hésitations.

• Tiers : toute entreprise ou personne avec qui vous êtes en relation. Un tiers est prospect, client, fournisseur, ou plusieurs à la fois. C'est le mot le plus important du logiciel.
• Contact : une personne physique, rattachée ou non à un tiers.
• Produit et service : ce que vous vendez. Le produit se stocke, le service non.
• Proposition commerciale : le devis.
• Module : une fonction du logiciel, qu'on active ou non. Les menus n'affichent que les modules actifs, ce qui explique qu'une même version de Dolibarr puisse avoir l'air très différente d'une entreprise à l'autre.
• Fiche et liste : les deux écrans décrits juste en dessous.

Les deux écrans que vous verrez partout

Presque tout Dolibarr se ramène à deux écrans. Les comprendre une fois suffit pour tout le reste.

La liste

Une liste affiche des enregistrements de même nature : vos clients, vos factures, vos utilisateurs.

1. La ligne de filtres, juste sous le titre. Vous tapez dans la case d'une colonne, la liste se restreint. La croix à gauche remet tout à zéro.
2. Les entêtes de colonnes sont cliquables et trient la liste sur la colonne choisie.
3. Les outils, en haut à droite : nombre de lignes affichées, choix des colonnes visibles, export.

Cliquer sur une ligne ouvre la fiche correspondante.

La fiche

Une fiche montre un seul enregistrement et tout ce qui s'y rattache.

1. Les onglets, en haut, regroupent les aspects de l'enregistrement : ses informations, ses documents joints, ses événements. Un chiffre sur un onglet indique le nombre d'éléments qu'il contient.
2. Les informations occupent le centre. Au-dessus, un bandeau rappelle de qui ou de quoi il s'agit, avec son statut à droite.
3. Les actions sont regroupées en bas : modifier, cloner, supprimer, envoyer par e-mail. La liste des boutons dépend du statut et de vos permissions.

Important

Un bouton attendu n'apparaît pas ? C'est presque toujours l'une de ces deux raisons : le statut de l'enregistrement ne le permet pas (on ne modifie pas librement une facture validée), ou votre utilisateur n'a pas la permission correspondante.

Ce qui explique les différences d'un Dolibarr à l'autre

Trois réglages font que deux installations ne se ressemblent pas : les modules activés, les permissions de votre utilisateur, et le statut des enregistrements que vous consultez. Si une capture de cette documentation ne correspond pas à votre écran, cherchez de ce côté avant de conclure à une erreur.

L'aspect général évolue aussi d'une version de Dolibarr à l'autre. Les principes décrits ici, eux, ne bougent pas.

Prendre de bonnes habitudes tout de suite

• Créez le tiers avant d'essayer de lui faire un devis ou une facture : tout part du tiers.
• Renseignez les adresses e-mail sur les fiches, elles servent ensuite à l'envoi des documents.
• Servez-vous des filtres plutôt que de faire défiler les listes, elles s'allongent vite.
• Ne travaillez pas à plusieurs sur la même fiche en même temps : le dernier qui enregistre écrase le précédent.

La suite

Le chapitre suivant partira de ce socle pour créer un premier tiers, puis suivre le chemin habituel devis, commande, facture.

Une question sur votre propre installation ? Écrivez-moi.